POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GOUVERNANCE À L’ÉGARD DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE MSI GESTION IMMOBILIÈRE
Merci de visiter le site Internet de LE FITZ AVEC VUE (ci-après « FITZ ») et de prendre connaissance de sa politique de confidentialité (ci-après la « Politique »).
En naviguant sur notre site Internet ou en utilisant nos systèmes ou nos services, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente politique et consentez à ce que vos données et Renseignements Personnels soient collectés, utilisés, communiqués, conservés et détruits en conformité avec cette dernière, le cas échéant.
La présente Politique a également pour objectif de divulguer les rôles et responsabilités des membres du personnel de MSI de la collecte jusqu’à la destruction de vos Renseignements Personnels.
Si vous avez un quelconque questionnement à l’égard de vos Renseignements Personnels et qu’à la suite de la lecture de la Politique, ce questionnement demeure, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des Renseignements Personnels (ci-après le « Responsable »), soit Simon Lessard à l’adresse courriel suivante : info@lefitz.ca.
FITZ peut, à sa discrétion, modifier de temps à autre la Politique. Si une modification est apportée à la Politique, vous en serez informé, le cas échéant. Une fois informée, l’utilisation continue du site Web, après l’entrée en vigueur de la Politique modifiée, correspond à votre consentement à cette Politique telle que modifiée.
1. Définitions
Dans la présente Politique, FITZ entend par :
- « Autorité(s) gouvernementale(s) » signifie a) tout gouvernement, tout ministère, toute cour, tout tribunal, tout organisme arbitral, toute commission, toute agence, tout conseil ou tout office multinational, fédéral, provincial, étatique, régional, municipal ou local b) toute subdivision, tout mandataire, toute commission ou toute autorité de l’une des entités qui précèdent, c) tout organisme quasi gouvernemental ou privé exerçant un pouvoir de réglementation, d’administration, d’expropriation ou toute Autorité fiscale sous la direction de l’une des autorités qui précèdent ou pour le compte de celle-ci, incluant, tout organisme privé qui a été mandaté de rendre des services publics;
- « Renseignement(s) personnel(s) » signifie tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier;
- « Responsable » désigne le responsable de la protection des Renseignements Personnels nommé par FITZ veillant à assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi, lequel Responsable peut être rejoint par courriel à l’adresse courriel suivante : info@msimmobiliers.com; et
- « Loi » désigne la Loi sur la protection des Renseignements Personnels dans le secteur privé, chapitre P-39.1, ainsi que tout amendement ou modification ultérieure apportée à cette Loi.
2. Objectifs de la politique de confidentialité
Le respect de la vie privée ainsi que la protection des Renseignements Personnels sont essentiels pour nous, c’est pourquoi, par la présente Politique, nous entendons protéger ceux-ci conformément aux lois en vigueur.
Afin d’assurer cette protection, FITZ s’engage à ne collecter, utiliser, conserver et communiquer une information permettant d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique que lorsque ce dernier y a consenti, à moins que cela ne soit permis ou requis par la loi, auquel cas votre consentement ne sera pas nécessaire.
La Politique a pour objectif d’informer les utilisateurs des raisons et de la façon dont FITZ, ou toute personne agissant en son nom, collecte, utilise, conserve et communique leurs Renseignements Personnels. Elle se veut être en langage clair afin de s’assurer un consentement éclairé des utilisateurs.
Dans la mesure du possible, FITZ s’engage à anonymiser, et/ou agréger Vos Renseignements personnels afin qu’ils n’identifient plus une personne.
3. Entrée en vigueur
La présente Politique s’applique à partir du 22/09/2023.
La présente Politique remplace la Politique sur la protection de la vie privée en date du 22/09/2023
4. Les modalités de recueil du consentement
Nous nous engageons à recueillir un consentement avant de recueillir les Renseignements Personnels d’un individu. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni directement par la personne ou par son représentant autorisé.
Nous privilégions, dans la mesure du possible, l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Toutefois le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne. Par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour recevoir une publication ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question est considéré comme un consentement implicite à la collecte d’information contenant des Renseignements Personnels. Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des Renseignements Personnels en cause, des fins auxquelles ils sont recueillis et des attentes raisonnables d’une personne placée en situation similaire.
Si nous voulons utiliser les Renseignements Personnels à une fin qui n’est pas prévue à la présente Politique ou pour laquelle vous n’avez pas consenti, votre consentement sera obtenu.
En transmettant vos Renseignements personnels à FITZ, vous accordez votre consentement à la collecte, à l’utilisation, à la communication, à la conservation et à la destruction de vos Renseignements personnels par FITZ en conformité avec la présente Politique.
5. Fins auxquels les Renseignements personnels sont recueillis
Les Renseignements Personnels collectées le sont conformément aux finalités et objectifs fixés dans la présente Politique. FITZ collecte vos Renseignements Personnels pour les fins suivantes:
- Pour fournir des produits et services : Nos services comprennent notamment, mais sans s’y limiter, la location d’appartement, la gestion d’immeuble résidentiel et des multiples services aux locataires d’un immeuble résidentiel. Nous utilisons les Renseignements Personnels nécessaires pour exécuter notre prestation de service et remplir nos obligations contractuelles.
- Pour analyser votre demande de location : Nous collectons vos Renseignements personnels lorsque vous remplissez une demande de location d’appartement sur notre site Web pour effectuer et analyser votre demande de location.
- Pour assurer et améliorer nos produits et services : Les Renseignements Personnels collectés lors de vos interactions avec nos services sont susceptibles d’être utilisés dans le but d’analyser et d’améliorer le fonctionnement de nos produits et services.
- Pour développer de nouveaux produits et services : Les Renseignements personnels collectés peuvent servir dans un cadre de recherche et développement pour proposer de nouveaux produits et services à nos utilisateurs, notamment par le biais de publicités et de messages de marketing.
- Pour proposer des produits et services personnalisés : La collecte et l’analyse des Renseignements Personnels générées par vos interactions avec nos services nous permettent de développer et créer des produits et services qui soient pertinents pour toujours répondre au mieux à vos attentes, notamment afin de prévoir des mesures d’adaptation pour les clients le nécessitant.
- Pour évaluer les performances des produits et services : Les Renseignements Personnels sont récoltés afin d’avoir des informations sur les avantages, mais aussi les inconvénients de nos produits et services afin de les évaluer et de les résoudre si nécessaire, notamment par le biais de sondages. Cela nous permet de nous assurer de la qualité de nos produits et services en plus de favoriser la gestion de risques.
- Pour protéger la vie privée de nos utilisateurs : Les données récoltées nous permettent de vérifier l’identité et de protéger la vie privée des personnes qui communiquent avec nous par téléphone, par voie électronique ou autrement.
- Pour satisfaire des obligations légales : Les Renseignements Personnels peuvent être utilisés pour satisfaire à des obligations issues de lois, règlements ou traités internationaux.
- Pour vous transmettre des informations supplémentaires ou du matériel publicitaire : Les Renseignements Personnels peuvent être utilisés pour vous transmettre des sondages, concours, promotion, offres spéciales, etc. Vous êtes libre de retirer votre consentement en tout temps.
FITZ accorde la plus grande importance à la sécurité de vos Renseignements Personnels et s’engage à traiter ceux-ci suivant les normes et standards de l’industrie, uniquement pour les fins pour lesquelles ils sont recueillis tel que décrits à la présente politique ou dans un avis spécifique à cet effet.
6. Renseignements Personnels collectés
FITZ peut collecter des Renseignements Personnels sous diverses formes, mais ne le fera que par des moyens licites et uniquement aux fins nécessaires qui vous ont été divulguées, comme décrit dans la présente Politique, ou lorsque permis ou requis par la loi.
Les Renseignements Personnels recueillis, ainsi que leur sensibilité, peuvent varier en fonction du contexte dans lequel se situent les interactions entre vous et FITZ. C’est pourquoi nous devons en priorité vous informer de la nature des Renseignements Personnels que nous utilisons.
7. Droit d’accès et de rectification prévu par la loi
FITZ s’assure que tous les Renseignements Personnels en sa possession sont aussi exacts, actuels et complets que nécessaire pour les fins pour lesquelles ils sont utilisés.
FITZ s’engage, à votre demande, à vous confirmer l’existence de votre Renseignement Personnel, vous en donner communication et vous permettre d’en obtenir copie dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
Vous disposez du droit d’exiger que soit rectifié un Renseignement Personnel qui est inexact, incomplet ou équivoque, ou que soit supprimé le Renseignement Personnel si sa collecte, sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée par la loi.
Vous disposez du droit d’exiger que cesse la diffusion de vos Renseignements Personnels lorsque la diffusion de ceux-ci contrevient à la loi, à une ordonnance judiciaire ou dans l’éventualité où les conditions suivantes sont réunies : i) la diffusion vous cause un préjudice grave relatif au respect de votre réputation ou de votre vie privée, ii) ce préjudice est manifestement supérieur à l’intérêt du public de connaître ce renseignement ou à l’intérêt de toute personne de s’exprimer librement et iii) la cessation de la diffusion demandée n’excède pas ce qui est nécessaire pour éviter la perpétuation du préjudice.
Dans tous les cas, votre demande d’accès ou de rectification doit être faite par écrit au Responsable en justifiant votre identité à titre de personne concernée par les Renseignements Personnels. Le Responsable s’engage à répondre à votre demande écrite dans un délai de 30 jours suivant la réception.
L’accès à vos Renseignements Personnels est gratuit, sauf si des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ceux-ci.
Advenant un refus d’acquiescer à votre demande, le Responsable s’engage à motiver sa décision et à vous indiquer la disposition de la loi sur laquelle ce refus s’appuie, des recours qui s’offrent à vous et du délai dans lequel ils peuvent être exercés. Le Responsable s’engage à vous prêter l’assistance requise afin de vous aider à comprendre le refus.
Le Responsable s’engage à délivrer sans frais une copie de votre Renseignement Personnel modifié ou ajouté ou, selon le cas, une attestation de la suppression de votre Renseignement Personnel. Il s’engage de plus à notifier, sans délai, toute personne qui a reçu les renseignements dans les six mois précédents la demande de la personne concernée et, le cas échéant, à la personne de qui elle les tient.
Le Responsable s’engage à conserver le Renseignement Personnel faisant l’objet de votre demande d’accès ou de rectification pour le temps requis pour vous permettre d’épuiser vos recours prévus par la loi.
Si votre demande concerne des données apparaissant sur des pages web ou des plateformes de tierces parties, veuillez contacter directement ces tierces parties.
8. Droit de retirer votre consentement
Vous disposez, en tout temps, du droit de retirer votre consentement à la communication, à l’utilisation et à la conservation par FITZ de vos Renseignements Personnels. Pour ce faire, veuillez contacter le Responsable aux coordonnées prévues à la présente Politique.
9. Communication de vos Renseignements Personnels à des tiers
Nous ne communiquons pas vos Renseignements Personnels avec des entreprises, des organisations, ni des personnes extérieures à FITZ, à l’exception de nos fournisseurs de services et nos partenaires commerciaux autorisés qui ont besoin d’avoir accès aux renseignements pour les fins énumérées à la présente Politique et dans les limites de celle-ci, ainsi que dans les cas suivants:
- Avec votre consentement.
- Nos clients propriétaires d’immeuble résidentiel et locatif lorsque vous faites une demande de location sur le site Web.
- Pour le stockage dans des serveurs infonuagiques, dans quel cas les Renseignements Personnels pourraient transiter par des juridictions tierces. Dans ce cas, des mesures seront prises par FITZ afin d’assurer la sécurité de vos Renseignements personnels.
- Pour des besoins de traitement externe : Nous transmettons des Renseignements Personnels à d’autres entreprises ou personnes de confiance qui les traitent pour notre compte, selon nos instructions, conformément à la présente Politique, avec un degré de sécurité des données au moins équivalent au nôtre et dans le respect de toute autre mesure appropriée de sécurité et de confidentialité.
- Pour des raisons juridiques : Nous transmettons des Renseignements Personnels en dehors de notre entreprise si l’accès à ceux-ci est nécessaire pour se conformer aux lois et réglementations en vigueur.
Il est possible que vos Renseignements Personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec. Le cas échéant, FITZ s’engage à procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et à effectuer la communication seulement si l’évaluation démontre que les Renseignements personnels communiqués bénéficient d’une protection adéquate. Dans ce cas, la communication des Renseignements personnels fait l’objet d’une entente écrite qui tient compte des résultats de ladite évaluation et de toute modalité convenue dans le but d’atténuer les risques identifiés dans le cadre de cette évaluation.
FITZ s’engage à ne pas vendre ou louer vos Renseignements Personnels à une tierce partie.
10. Renseignements personnels recueillis automatiquement à l’aide du site Web – témoins de connexion (cookies)
FITZ collecte les Renseignements personnels fournis par les témoins de connexion (cookies). Les témoins de connexion sont des fichiers de données qui sont communément stockés sur votre appareil lors de l’utilisation de sites Web et de services en ligne. Ils sont utilisés pour le fonctionnement efficace des sites Web et peuvent fournir de l’information et aider à la personnalisation des services.
Vous pouvez choisir d’accepter ou de refuser les témoins de connexion. La plupart des navigateurs Web acceptent automatiquement les témoins de connexion, mais vous pouvez généralement modifier les paramètres de votre navigateur pour refuser les témoins de connexion si vous préférez. Si vous souhaitez désactiver l’utilisation de témoins de connexion, il est possible de le faire depuis le menu de préférence de votre navigateur. Il est possible de désactiver les témoins de connexion ou d’utiliser le mode de navigation privée lorsque vous utilisez les services du site Web. Toutefois, veuillez noter qu’en refusant d’accepter les témoins de connexion, l’utilisation du site Web peut être affectée.
Veuillez noter que notre site web pourrait contenir des liens ou renvois vers des sites de tierces parties. La présente politique cesse de s’appliquer au moment de quitter notre site web et MSI n’est pas responsable de la collecte ou du traitement de Renseignements Personnels par ces tiers ou via ces sources externes.
11. Conservation des Renseignements Personnels
FITZ garde les données collectées pendant différentes périodes de temps, en fonction de leur nature et de leur utilité dans l’offre de nos produits et services. Durant la période de conservation, FITZ prend des mesures physiques et techniques pour assurer la sécurité des données contenant des Renseignements Personnels.
Les principaux endroits où sont conservés les Renseignements Personnels sont les villes dans lesquelles FITZ possède des bureaux ou des installations et dans les villes dans lesquelles (GOOGLE DRIVE) possède des serveurs contenant les Renseignements personnels collectées et conservés par FITZ.
Les Renseignements Personnels peuvent être conservés à l’extérieur du pays dans lequel vous vivez, si un tiers fournisseur ou une autre entité à qui nous divulguons des Renseignements Personnels conformément à la présente Politique est situé à l’extérieur du pays. Dans de tels cas, les Renseignements Personnels peuvent être assujettis aux lois locales des pays ou territoires au sein desquels les renseignements sont collectés, utilisés, divulgués ou entreposés, et les Autorités Gouvernementales et les autorités chargées de l’application de la loi de ces pays ou territoires peuvent y avoir accès.
Une fois la période de conservation expirée, les Renseignements Personnels sont détruits. Seuls les statistiques ou rapports contenant des données dépersonnalisées et anonymisées pourront être conservés pour des périodes de temps prolongées.
12. Mesures de sécurité
FITZ prend les mesures de sécurité qui s’imposent, y compris des mesures physiques, électroniques, technologiques et organisationnelles pour protéger vos Renseignements personnels.
FITZ dispose également de différentes mesures internes reliées à la protection des Renseignements personnels, incluant la présente Politique et des contrôles d’accès basés sur le rôle de chaque employé dans l’entreprise.
13. Traitement des plaintes
Pour toute plainte en lien avec la protection de vos Renseignements personnels ou à l’utilisation de ceux-ci par FITZ, veuillez communiquer avec le Responsable à l’adresse courriel indiqué à la première page de la présente Politique, lequel donnera suite à votre plainte par courriel dans les plus brefs délais.
14. Rôles et responsabilités des membres du personnel
FITZ met en place des contrôles sur les accès afin d’assurer que seulement les employés autorisés par FITZ ont accès à vos Renseignements personnels. Ces employés autorisés ont besoin de connaître ou d’accéder à vos Renseignements personnels pour permettre à FITZ d’offrir ses services.
Le Responsable veille à assurer le respect et la mise en œuvre de la présente Politique. Il s’assure également que tous les employés autorisés de FITZ ont pris connaissance de la Politique et qu’ils utilisent les Renseignements personnels conformément aux dispositions des présentes.
15. Renseignements personnels des mineurs
FITZ ne collecte aucun renseignement personnel d’un mineur âgé de 14 ans et moins, sauf avec le consentement écrit d’un titulaire de l’autorité parentale ou représentant légal.
16. Préséance
En cas d’incompatibilité entre la présente Politique et la Loi, les dispositions prévues à cette dernière prévalent.
Dernière mise à jour de la Politique : 25 octobre 2023